Државниот завод за ревизија укажува дека сè уште не е завршена дигитализацијата на матичните книги и покрај тоа што започнала пред повеќе од една деценија и во неа се вложени над 520 милиони денари.
Скенирани се 52 проценти од записите во матичните книги, а внесени во електронскиот матичен регистар се 49 проценти од записите. Ваквиот степен на реализација, како што соопшти денеска ДЗР, не овозможува поедноставување и забрзување на услугите за граѓаните, ниту пак, доведува до подобрување на квалитетот на податоците што ги користат надлежните институции согласно своите законски надлежности.
Според ДЗР, недостигот на јасна стратегија, контролни механизми и квалификувани човечки ресурси, го оневозможуваат подобрувањето на услугите за граѓаните и го зголемуваат ризикот од злоупотреби на лични податоци и губење на архивскиот материјал од трајна вредност.
„Утврдено е дека поголемиот дел од ангажираните лица не извршувале активности поврзани со внесување на податоци во електронскиот матичен регистар, туку биле ангажирани во извршување на други работни задачи за што исплатени се средства во износ од 30 578 илјади денари“, стои во извештајот на Државниот завод за ревизија од извршената ревизија на информациски системи.
Со ревизијата утврдено е дека Управата нема обезбедено соодветни услови за сместување на матичните книги и чување на архивскиот материјал од трајна вредност и на документарниот материјал за истиот да не се оштети, исчезне или уништи.
Констататирано е дека Управата се уште нема спроведено попис на матичните книги по матични подрачја. Дел од книгите се оштетени, а дел од архивската граѓа од трајна вредност веќе не може да се користи за потврдување на запишаните податоци. Отсуството на упатство за евиденција, чување и спроведување на попис во Управата, не овозможува централизирана евиденција на матични книги и нивна локација, што го зголемува ризикот од нивно оштетување или губење.
„Ревизорите констатирале дека во Управата недостасува повеќе од 55 искусни и квалификувани човечки ресурси, а намалениот степен на супервизија и контрола на чувствителните работни места, дополнително го зголемуваат ризикот од грешки во работењето“, пишува во извештајот.
Како што појаснуваат, дигитализацијата на матичната евиденција преку електронските изводи значително ја олеснува пристапноста до административните услуги, овозможувајќи издавање документи преку порталот на Управата. За ова, граѓаните мора да бидат регистрирани на Националниот портал за е-услуги или на порталот на Управата.
Анализата на податоците покажува дека 92 проценти од електронските изводи се издаваат во Скопје, додека во поголемите градови како Прилеп, Битола, Охрид и Тетово бројот на издадените изводи е значително помал. Во помалите и рурални средини, како Гевгелија, Делчево и Пехчево, употребата на електронските услуги е речиси занемарлива. Ова, посочува ДЗР, укажува на потребата од засилена поддршка и развој на дигиталните сервиси, со цел обезбедување еднаков пристап за сите граѓани.
Од друга страна, ревизијата покажала дека во Управата се доделени 61 сертификат за електронски потпис, кои се распределени меѓу матичарите од сите одделенија и подрачни канцеларии. Со анализа на податоците ревизорите констатирале дека речиси целокупниот број на електронски изводи се потпишува од само три лица од подрачното одделение Скопје, додека 13 матичари воопшто не користеле електронски потпис.